On s’entend que votre boîte de réception est partie intégrante de notre vie au travail quand 88 courriels sont reçus en moyenne par jour en entreprise, et 34 sont envoyés, et ce, par chaque collaborateur. C’est fou! Avec tout ce temps passé avec nos courriels, il faut s’assurer d’être le plus efficace possible. C’est pourquoi on vous a listé 9 trucs pratico-pratiques sur Gmail qui prennent que quelques minutes de votre temps à régler, mais qui vous feront économiser des heures et des heures. C’est parti l’efficacité!
1. Utilise la recherche par type
Tu cherches un courriel de longue date ou bien ce que tu avais répondu à un tel, il y a 4 semaines? À la place de défiler 5 minutes à la recherche de ladite information, Gmail t’offre la merveilleuse option de faire une recherche par type. Il vous suffit de prendre un critère (taille, date, type de document, mot contenant un mot-clé spécifique), et de taper ton mot-clé dans la barre de recherche suivie de « in:all monique@gmail.com». Gmail exécutera la recherche dans tous les dossiers associés (corbeille, spam, filtres… et dans tous les courriels avec monique@gmail.com) puis tu pourras trouver ton courriel dans le temps de le dire. Même principe si ta boîte de réception est pleine: tape dans ta barre de recherche «has:PDF in:all size:20MB» et Gmail ressortira tous tes messages avec un PDF de ce poids que tu pourras supprimer d’un seul coup. Une fonctionnalité plus que pratique pour le ménage du printemps de tes courriels, mettons. ????
2. Utilise l’aperçu
La fonctionnalité «aperçu » te permet de parcourir simultanément l’ensemble de tes messages dans une colonne (à gauche), tout en ayant un aperçu dans l’autre (à droite…malin ????). Alors si comme moi, tu reçois des dizaines de courriels par jour, c’est une fonctionnalité qui peut changer ta vie!
Pour l’activer: paramètres > paramètres avancés > volet d’aperçu > activer
3. Utilise des marqueurs pour te faire un ordre d’importance personnalisé.
Bon, on s’entend qu’on n’écrit pas cet article pour te dire qu’il est possible de mettre des étoiles à tes messages importants, tu le sais probablement déjà. Par contre, on t’apprend peut-être que tu peux en avoir de plusieurs couleurs et te créer un super classage d’ordre d’importance, un code de couleur, bref, organiser ta boîte courriel comme il te plaît pour te retrouver parmi ton courrier urgent, administratif, plus tard, etc.
Pour l’activer: paramètres > icônes de suivi personnalisées
Pour t’aider à gérer les courriels importants, Gmail a aussi mis en place une boîte « important » (on parle ici de l’onglet qui se superpose automatiquement à ta boîte de réception) qui se base sur les messages que tu lis et auxquels tu réponds le plus souvent. Tu reçois même un petit rappel si un délai de réponse sort de la norme alors tu peux aussi te servir de ça pour rester focus sur les conversations prioritaires.
Pour l’activer: paramètres > boîte de réception > prioritaire > afficher les marqueurs > enregistrer
4. Utilise les libellés
Si tu es une personne qui a plusieurs projets ou qui travaille avec des clients différents, tu viens de découvrir une mine d’or! Organiser des libellés et des sous-libellés pour chacun de tes projets te permettra non seulement de classer tous les messages d’une même entreprise au même endroit, mais aussi d’étiqueter par couleur chacun d’eux, ce qui te permet de les identifier immédiatement par sujet, projet, etc. dans ta boîte de réception. Ça prend quelques minutes à gérer et après ça devient ultra simple de fouiller dans tes archives.
Pour créer un libellé: appuie sur le bouton « plus » dans la barre de menu latérale à gauche et clique sur « créer un libellé ». Tu peux même créer des sous-libellés pour chacun et tu seras organisé comme jamais!
Puis, quand tu veux classer un courriel dans un libellé: va dans la barre du haut de ton courriel, cliquez sur «déplacer vers» ou «attribuez le libellé» et choisis celui qui te convient.
5. Utilise les filtres
Pour que ton courriel se classe directement au bon endroit dès sa réception, sans même que tu ne fasses quoi que ce soit, tu peux aussi utiliser l’option «Filtres». Cliques sur «Créer un filtre», à droite de la barre de recherche de courriel, choisi ce que tu dois filtrer, entre le courriel «De» ou «À» et choisis l’action que tu souhaites attribuer au filtre. Par exemple, tu peux faire en sorte que tous les courriels provenant de monique@gmail.com soient classés automatiquement dans le dossier «Fleuriste chez Monique», par exemple.
Gmail classe déjà tes courriels dans divers onglets (principaux, réseaux sociaux, promotions, etc.) et tu peux aussi glisser chacun d’eux d’un onglet à un l’autre en fonction de tes préférences. Ils sont là, alors utilise-les!
6. Utilise le délai d’envois
Il t’est déjà arrivé d’envoyer un message, puis deux secondes après, t’apercevoir que tu as oublié de joindre ta pièce jointe? Eh bien, plus question que ça arrive parce qu’il existe une fonction qui te permet d’annuler l’envoi d’un message jusqu’à 30 secondes après l’envoi. Tu as donc le temps de corriger ton erreur avant même que ton client la voie, de la vraie magie!
Pour l’activer: général > délai d’envoi > activer
7. Délègue quand tu pars en vacances
Autre truc super utile pour les entreprises: Gmail te permet de déléguer à plusieurs collaborateurs la gestion de ta messagerie, et ce, sans avoir à partager ton mot de passe. Un collaborateur autorisé pourra donc envoyer des messages et répondre à ta place quand tu pars à la découverte du globe, gérer tes contacts, effacer tes messages, en un clique, mais pas changer tes réglages ni ton mot de passe. Du génie, n’est-ce pas?
Pour l’activer: paramètres > comptes
8. Règle ton favicon
Tu veux voir combien de messages traînent dans ta boîte de réception sans avoir à aller dans ta boîte de réception. Règle ton favicon afin qu’il affiche sur l’onglet de messagerie combien de courriels il te reste à lire et tu pourras continuer à travailler sur la même page web tout en voyant ton nombre de courriels augmenter.
Pour l’installer: paramètres > paramètres avancés > icône de message non lu > activer
9. Créer des réponses standardisées
Souvent on a besoin d’envoyer une quantité énorme de courriels en même temps et c’est là que les réponses standardisées peuvent devenir plus que pratiques!
Pour l’installer: paramètres > paramètres avancés > activer les réponses standardisées > enregistrer
Ensuite, ouvre un nouveau courriel > clique sur «…» (en bas à droite de ton courriel) > réponse standardisée > nouvelle réponse standardisée > rédige ton courriel standardisé comme si tu écrivais un courriel normal avec son objet (efface ta signature si tu en as une, sinon elle s’affichera en double) > enregistrer
Tu peux ensuite soit les envoyer un par un, soit les systématiser avec un filtre (#5 ????).
Voilà tout! Tu as maintenant 9 trucs pour répondre plus rapidement à tes courriels et mieux communiquer! À toi de voir s’ils peuvent te servir. Plusieurs autres extensions comme Mailtrack (envoi d’accusés de réception des messages envoyés à vos clients) et SnapMail (envoi de messages qui s’autodétruisent directement après la lecture) te permettront de faire des choses magiques! Amuse-toi dans ton Gmail et tu trouveras d’autres fonctionnalités (raccourcis clavier personnalisés, style par défaut du texte, signature, etc.) pour gagner en rapidité.
Maintenant que tu es un/une pro de Gmail, pourquoi ne pas apprendre à optimiser tes recherches sur Google ?
