Notre première rencontre V/TO annuelle : ce qui a vraiment changé
Un an après avoir implanté EOS chez TREIZE, on s’est retrouvés dans un chalet pour une journée et demie à revoir notre V/TO de fond en comble. C’était notre première rencontre annuelle avec le format EOS, et on ne savait pas trop à quoi s’attendre. Ce qu’on a vécu était à la fois plus intense, plus riche et plus imparfait qu’on l’anticipait, et c’est exactement pour ça que ça valait la peine.
La rencontre annuelle EOS, sur papier, ça ressemble à quoi ?
Pour comprendre ce qu’on a fait, il faut d’abord comprendre ce que la formule EOS propose comme format de base. Dans le système EOS (Entrepreneurial Operating System), la rencontre annuelle est une pause stratégique de deux jours, réservée à l’équipe de direction. L’objectif : sortir du mode opérationnel pour prendre de la hauteur, revoir la vision à long terme, planifier l’année qui s’en vient et définir les priorités à court terme.
L’agenda standard se découpe en deux grands blocs:
- D’abord, on revoit la partie Vision du V/TO (Vision/Traction Organizer) : les valeurs de l’entreprise, la cible dans 10 ans, la niche ou positionnement, l’analyse SWOT, et le 3-Year Picture (une projection concrète de ce à quoi ressemble l’entreprise dans trois ans).
- Puis, par la suite, on plonge dans la partie Traction : le plan sur un an, les objectifs concrets, les rocks du prochain trimestre, et la résolution des enjeux stratégiques qui ont été identifiés et qui n’ont pas encore été résolus.
En théorie, le tout est animé par un facilitateur externe, et l’équipe arrive avec une préparation complétée individuellement. C’est un format serré, structuré, conçu pour produire des décisions claires et un alignement durable.
Chez TREIZE, on s’est servis de cette base. Mais on a fait les choses à notre façon.
Pourquoi on a invité toute l’équipe à la rencontre annuelle
Depuis le début de notre implantation EOS, on avait pris une décision qui s’éloigne du manuel : impliquer toute l’équipe, pas seulement les gestionnaires. Les Level 10 meetings, les rocks et les valeurs, tout ça se vivait collectivement chez TREIZE. Il aurait été incohérent de faire notre première rencontre annuelle autrement.
On a donc loué un chalet pour la semaine, et on a réservé le jeudi ainsi que le vendredi matin à la rencontre V/TO. Toute l’équipe était là, développeurs, chargés de projets, designers, tout le monde.
L’équipe est arrivée avec beaucoup d’enthousiasme, un peu d’excitation de faire une vraie retraite stratégique, et aussi plusieurs questions : comment ça va se passer ? est-ce qu’on va vraiment tout remettre en question ? Il y avait une curiosité réelle, un sentiment de participer à quelque chose qui comptait.
Une journée et demie pour refaire le tour du V/TO, point par point
On a décidé de suivre l’ordre classique de la rencontre annuelle, section par section, sans trop la modifier. L’approche : tout remettre en question, se challenger sur chaque point et ne rien tenir pour acquis.
Le jeudi a été consacré à la partie Vision. On a commencé par les valeurs, et c’est là que ça a pris du temps. Se demander ce qui nous fait vraiment nous lever le matin et ce qui n’est pas négociable dans notre façon de travailler, ça peut sembler simple en surface, mais enn groupe, avec des perspectives variées, ça génère des échanges beaucoup plus profonds. On a débattu longuement. Et au final, on n’a rien changé. Nos valeurs ont résisté à l’examen, et c’est en soi une information précieuse.
L’exercice fait en groupe qui nous a le plus surpris, c’est l’analyse SWOT. Des forces qu’on sous-estimait sont remontées à la surface. Des menaces que certains voyaient clairement n’étaient pas du tout sur le radar des autres. Le SWOT a créé un niveau de lecture commun qu’on n’avait pas avant. Plusieurs enjeux qui traînaient sans être nommés ont été mis sur la table, et c’est là qu’on a pu commencer à les adresser.
Une fois les valeurs confirmées, la vision à 10 ans clarifiée et la niche précisée, la suite a coulé naturellement. La 3-Year Picture, le plan sur un an, les rocks : ces exercices ne semblaient plus aussi théoriques. Ils découlaient logiquement de ce qu’on venait de construire ensemble.
Le vendredi matin, on était prêts pour la partie Traction : le plan sur un an, les enjeux restants, et la définition des rocks pour le premier trimestre. Le fait d’avoir tout aligné la veille rendait ces décisions beaucoup plus faciles à prendre. Probablement que le petit verre de vin du jeudi soir et la nuit de sommeil ont fait travaillé notre subconscient sur ces sujets aussi.
Là où la rencontre annuelle a vraiment payé : la traction
Sur papier, le V/TO lui-même n’a pas été transformé de fond en comble. Quelques ajustements, quelques précisions, mais pas de virage à 180 degrés. On pourrait conclure que la rencontre n’a pas eu d’impact majeur.
Ce serait passer à côté de ce qui s’est vraiment passé.
L’impact le plus concret, on l’a senti dans les semaines qui ont suivi : nos rocks étaient mieux alignés avec nos objectifs annuels. Pas parce qu’on avait suivi un meilleur gabarit, mais parce que toute l’équipe avait participé à construire ce plan. Chacun comprenait pourquoi telle priorité avait été choisie, ce qu’elle servait, comment elle s’inscrivait dans la vision plus large.
Ce qu’on a remarqué, c’est qu’on s’éloignait moins. Des idées intéressantes continuaient d’émerger, comme toujours dans une agence remplie de cerveaux remplis d’idées, mais on avait maintenant un cadre clair pour évaluer si ça méritait d’être poursuivi maintenant, ou mis en attente. Le V/TO était devenu un filtre à travers lequel on mesurait nos idées innovantes.
L’alignement collectif, c’est difficile à mesurer directement. Mais il se ressent dans la cohérence des décisions, dans la façon dont les gens priorisent leur travail, dans la capacité à dire non sans avoir à expliquer longuement pourquoi.
Ce qu’on referait, ce qu’on changerait
Avec le recul, on peut voir clairement ce qui a bien fonctionné, et ce qu’on aurait intérêt à ajuster.
Ce qu’on referait sans hésiter. La durée d’une journée et demie correspondait bien à la taille et à la composition de notre équipe. Le chalet a eu exactement l’effet souhaité : sortir du contexte habituel, créer une bulle où la stratégie prenait toute la place. Et inclure toute l’équipe a généré un alignement et une appropriation du V/TO qu’on n’aurait pas eus autrement.
Ce qui a moins bien fonctionné. On est arrivés sans angle précis, en mode « on remet tout en question et on voit ce qui sort ». Pour une première rencontre annuelle, c’était un peu trop ouvert. Remettre en question les valeurs, la vision à 10 ans, la niche, tout en même temps et vec tout le monde, ça génère beaucoup d’échanges, mais pas toujours les plus ciblés. On a parfois tourné en rond avant de trouver la bonne question à se poser.
Ce qu’on a décider d’ajuster pour les années suivantes. On a décidé de ne plus tout challenger de la même façon à chaque année. À la place, on se donne maintenant un thème ou une direction pour chaque rencontre annuelle, un axe autour duquel on creuse plus en profondeur, plutôt que de tout parcourir en mode réflexion libre. Ça nous a permis de créer de vrais ateliers et exercices ciblés, plutôt que de simplement se retrouver autour d’une table à « jaser du V/TO ».
Le rôle de facilitateur interne comporte aussi ses limites. L’intégrateur qui anime peut aussi avoir des opinions sur le fond. Rester en mode écoute quand on veut contribuer à la discussion, c’est un exercice d’équilibre constant. En intégrant plus d’ateliers et exercices que des discussions, il y avait naturellement moins de médiation à faire.
La première fois n’a pas été parfaite pour nous, mais c’est normal. Ce qui comptait, c’était de créer le rituel, sortir du quotidien une fois par an pour regarder l’agence de haut, ensemble. Ça nous a permis de compléter un premier cycle complet de EOS, et ça a renforcé la pertinence de ce système dans notre quotidien. On le voit dans la qualité des rocks, dans la clarté des décisions ainsi que dans la cohérence des priorités mois après mois.
Cette série d’articles porte sur EOS, le Entrepreneurial Operating System. Nous vous invitons à plonger avec nous dans notre voyage d’implantation d’EOS chez TREIZE. À travers ces articles, nous partagerons non seulement les concepts clés d’EOS, mais surtout notre expérience concrète, nos succès marquants et les défis rencontrés en chemin.
