Il y a un, an alors que bien des entreprises se lançaient dans la semaine de 4 jours, on a décidé de tenter le 4,5 jours. Peut-être moins sexy, mais ô combien adapté à notre réalité. 365 jours plus tard, voici notre réflexion sur ce projet pilote devenu un mode de vie chez TREIZE.
Après un an à travailler du lundi matin au vendredi midi, on peut maintenant affirmer que la semaine de 4,5 jours est un succès pour l’équipe.
Bon, c’est vrai que ça peut avoir l’air tout beau dit comme ça, mais on a dû s’y adapter.
Comment on a évalué l’efficacité de notre projet pilote?
La productivité et le bien-être des employés sont les variables qui étaient les plus importantes pour évaluer la faisabilité de ce projet pilote. En seulement quelques mois, on a vu une belle croissance de ces deux variables, ce qui nous a donné une bonne idée des retombées positives qu’avait la semaine de 4,5 jours pour TREIZE.
«J’ai toujours apporté une grande importance au « work-life balance« . Cet horaire me paraissait donc idéal pour être en mesure de respecter mes valeurs et ma capacité au travail, tout en donnant mon 100%.»
– Valérie Smith, Chargée de projet, Service-Conseil
Au cours de la dernière année, on a pris le temps de faire plusieurs rencontres de mises au point avec l’équipe pour mieux comprendre comment tous et chacun s’adaptait à ce nouvel horaire. On se tenait donc bien au courant de notre appréciation et nos questionnements face à l’intégration des semaines écourtées à long terme. Cette communication en continu nous a permis de réaligner le tir en cours de route et d’ajuster nos processus de travail afin que tout le monde y soit gagnant (nous et les clients).
Nouvel horaire, nouvelles méthodes d’organisation
Plus concrètement, afin de faciliter l’intégration de ce nouvel horaire de travail, voici comment on a ajusté nos méthodes de travail pour gagner en efficacité :
1) Réduire le temps des rencontres
Les p’tits 15 minutes sont à l’honneur dans nos agendas. C’est probablement parce que Google Calendar nous propose automatiquement de planifier des rencontres de 30 minutes qu’on avait pris l’habitude d’allonger les discussions. Par contre, plus on a de temps, plus on va en prendre. Avoir 15 minutes de planifier pour traiter d’un sujet important ou pour répondre à des questions nous force à être efficace et à arriver préparé aux rencontres.
2) Estimer la durée maximale d’une tâche
On fait du développement web et tout ce que ça implique depuis 13 ans cette année. L’expérience bâtie nous permet d’avoir une bonne idée du temps que chaque étape d’un projet nécessite. Les tâches de chaque membre de l’équipe sont donc estimées et planifiées dans le temps, ce qui permet de facilement gérer la charge de travail des membres de l’équipe et de l’adapter à un 4 jours et demi au lieu de 5.
3) Les gabarits
On a créé des gabarits (templates) pour à peu près tout. De la gestion des tâches aux développements des sites web, passant par le design et la stratégie, la majorité des étapes de nos projets sont accompagnées de gabarits facilement adaptables pour faciliter le travail et nous permettre de déployer nos énergies sur les tâches de projet qui demandent de plus grandes réflexions.
4) Plage horaire indisponible
Chez TREIZE, tout le monde est indisponible par défaut dans notre agenda le vendredi après-midi. Ça peut sembler banal, mais en parlant à plusieurs personnes dans la dernière année, on s’est rendu compte que les fameux summer fridays n’étaient pas possible puisque les clients ou membres de l’équipe étaient encore libres de réserver des rencontres le vendredi après-midi. Un peu comme si le congé était conditionnel. De notre côté, les agendas sont bloqus et il est impossible de réserver du temps dans nos agendas, autant pour nos collègues que nos clients.
Ces quatre exemples, parmi plusieurs, font en sorte que toute l’équipe peut profiter de leur vendredis après-midi comme ils veulent.
Un horaire qui fait l’unanimité
L’annonce officielle de l’intégration des 4,5 jours a eu lieu quelque temps avant la fin de l’année 2022, au grand bonheur de tous.
«La semaine de 4 jours et demi, ça nous permet d’être réellement en mode weekend à partir de 17h. Mes vendredis après-midi sont rarement très glamour, mais ils sont très pratiques : tâches ménagères, rendez-vous, rénovations, courses, etc. J’ai maintenant l’impression de pouvoir profiter pleinement de mes weekends et de revenir plus reposée le lundi matin au travail. Ça change une vie!»
– Noémie Garcia, Stratège UX
En date du 1er juin 2023, on peut affirmer que la semaine de 4,5 jours est un succès chez TREIZE. On se doit tout de même de demeurer à l’écoute de l’équipe et de nos clients pour s’assurer que cet horaire pourra continuer d’évoluer avec nous.
On s’adapte et on grandit ensemble, ce qui nous mène à vous poser cette question : avez-vous déjà songé implanter les semaines écourtées dans votre entreprise? Si oui, quels ont été vos apprentissages face à cette nouvelle méthode d’organisation au travail?
On aimerait bien en discuter avec vous. Si le cœur vous en dit, écrivez-nous à info@treize.pro.
Si, vous aussi, vous voulez profiter des vendredis après-midi de congés, écrivez-nous à jobs@treize.pro. D’ailleurs, on cherche actuellement un.e chargé.e de projet, service-conseil.
