Après avoir conçu leur site web vitrine il y a deux ans (voir l’étude de cas ici), Amundsen Science nous a de nouveau accordé sa confiance, cette fois pour la conception et le développement d’un intranet.
L’objectif du projet était de simplifier et moderniser le processus de demande de temps de navire.

Avant la mise en place de cette solution, les scientifiques souhaitant réaliser des recherches sur l’Amundsen devaient remplir un formulaire au format .pdf et l’envoyer par courriel. Ce procédé manuel entraînait de nombreux allers-retours, des erreurs et une certaine confusion entre les scientifiques et l’équipe d’Amundsen Science.

Grâce au nouvel intranet, les utilisateurs peuvent désormais remplir leurs demandes en ligne, partager celle-ci avec leurs collaborateurs, suivre l’avancement de leur approbation et même les modifier en cours de route, le tout à partir d’une plateforme centralisée et intuitive.

Nous avons transformé un formulaire statique et complexe en une interface moderne, claire et intuitive, conçue pour simplifier au maximum la complétion et la soumission des demandes.
Dès sa conception, le site a été pensé avec une vision évolutive, laissant l’espace nécessaire pour accueillir de futurs ajouts et améliorations.
Pour atteindre cet objectif, plusieurs fonctionnalités clés ont été intégrées :

• Système de brouillons permettant aux utilisateurs de sauvegarder leur progression et de reprendre leur formulaire à tout moment.
• Bulles d’information contextuelles offrant des explications claires au survol des champs plus techniques.
• Logique conditionnelle pour afficher ou masquer automatiquement les champs pertinents, évitant les consignes confuses du type « Si vous avez sélectionné Oui au champ précédent, veuillez ignorer cette question ».
• Ajout de « sous-formulaires » au sein du formulaire principal qui ouvre des fenêtres pop-up, évitant d’allonger la page avec plusieurs champs.
• Partage simplifié grâce à un bouton qui génère automatiquement un courriel contenant le lien du formulaire prêt à envoyer à d’autres membres de l’équipe.
• Révision et modification de la demande soumise tant qu’elle n’a pas été prise en charge par l’équipe d’Amundsen Science.
• Tableau de bord clair et visuel permettant de suivre en un coup d’œil le statut de la demande de temps de navire.

Outre l’objectif principal d’améliorer le processus de demande de temps de navire, l’intranet sert également à centraliser et communiquer l’information essentielle mise de l’avant par l’équipe d’Amundsen Science. Pour ce faire, la barre de navigation horizontale propose plusieurs sections :

• Tableau de bord : page d’accueil de l’utilisateur, où il peut consulter le statut de sa demande en cours ainsi que les informations indispensables.
• Demande de temps de navire : page dédiée au formulaire, que l’utilisateur peut remplir et modifier tant qu’il n’est pas soumis. Une fois la demande envoyée, cette section devient Réviser soumission, permettant de consulter et de mettre à jour la soumission.
• Documentation : espace regroupant toutes les ressources fournies par l’organisation, incluant des documents téléchargeables et d’autres informations utiles.
• Site web : lien vers le site vitrine d’Amundsen Science, réalisé par TREIZE en 2023.
• Administration : accès au profil utilisateur, où il est possible de gérer les informations du compte, telles que l’adresse courriel, le nom d’utilisateur et le mot de passe.

Le formulaire de demande de temps de navire, accessible depuis la barre de navigation, est protégé et requiert une connexion pour être rempli et soumis. Toutefois, certaines sections du site demeurent accessibles sans compte, notamment pour les médias. À cette fin, un second formulaire a été ajouté afin de répondre à leurs besoins spécifiques.