Dans bien des sphères de la vie, la communication est essentielle à la bonne réussite, et le succès d’un projet ne fait pas exception. Il y a beaucoup de parties prenantes dans un projet, et il est important que l’information soit partagée adéquatement avec tous pour assurer qu’aucun renseignement important ne se perde en cours de route.
Dans notre cas, les projets durent plusieurs mois, et les différentes parties prenantes ne sont pas nécessairement impliquées à toutes les étapes, ce qui souligne l’importance d’établir une bonne communication dès le départ et de laisser des traces du travail effectué pour aider une partie prenante à intégrer le projet à nouveau à tout moment.
Choisissez vos canaux de communication
Au début du projet, il est crucial de déterminer les meilleurs canaux de communication à utiliser, que ce soit les courriels, le téléphone, la visioconférence, une plateforme de communication collaborative comme Slack, ou un mélange de plusieurs.
Je recommande de choisir au maximum trois canaux de communication, le troisième étant réservé aux urgences. Par exemple, vous pourriez établir que le canal principal soit les courriels et la visioconférence pour les présentations, tandis que le téléphone resterait une option en cas d’urgence. Au-delà de trois canaux, des informations risquent de se perdre d’une plateforme à l’autre, ce qui n’est évidemment pas l’effet recherché ici.
Si, comme chez Treize, vous travaillez avec des clients externes à l’entreprise, vous pouvez évidemment choisir des canaux de communication différents pour eux que pour votre équipe interne. L’important est de les spécifier dès le départ et de s’assurer que toutes les parties prenantes soient à l’aise avec les outils sélectionnés ! De notre côté, nous utilisons la rencontre d’introduction pour définir avec nos clients quels seront nos canaux de communication. Nous profitons de cette rencontre pour recenser les attentes de nos clients en matière de gestion (ex. : s’attendent-ils à recevoir des réponses dans les 30 minutes suivant la réception d’un courriel ou si un délai de 24 heures leur convient) et pour présenter les nôtres. Nos attentes sont inscrites noir sur blanc, ce qui nous permet d’être tous sur la même longueur d’onde. Par expérience, cela aide énormément.
Planifiez des points de contact réguliers
Dans le contexte d’un projet qui dure plusieurs mois, il est important de prévoir des moments pour discuter de l’avancement du projet, partager des mises à jour et identifier ainsi que résoudre tout problème éventuel. Assurez-vous que la récurrence de ces points de contact soit régulière et que la structure de la rencontre soit toujours plus ou moins la même afin de maximiser leur efficacité.
Par exemple, chez TREIZE, lorsque nous atteignons la phase de développement, une rencontre hebdomadaire est prévue avec nos clients. Lors de ce « touchpoint », nous passons en revue certains points de discussion soulevés par chacune des parties prenantes, puis nous établissons des actions claires à accomplir avant la prochaine rencontre. Certaines semaines, le touchpoint est très court, tandis que d’autres semaines, il est plus long. Ce n’est pas grave, l’important est de ne pas perdre cette constance !
Utilisez des outils de gestion de projet
Un outil de gestion de projet (gestionnaire de tâches) est essentiel non seulement pour rester organisées, mais aussi pour demeurer informés tout au long d’un projet. Chez nous, cet outil collaboratif permet de créer des tâches, en assigner la responsabilité à une personne, de partager le contexte et les documents nécessaires et de suivre l’avancement du projet en détail. C’est un outil de travail qui permet à toutes les parties impliquées de rester organisées et informées.
Chez TREIZE, notre gestionnaire de tâches, c’est ClickUp. Je ne vais pas détailler ici comment nous utilisons l’outil, mais si ça vous intéresse, je vous invite à consulter l’excellent article de ma collègue Valérie : Choisir un outil de gestion : quels sont les must-have? Ici, je vais plutôt me pencher sur les fonctionnalités qui ont trait à la communication dans le projet.
Chez TREIZE, il y a une règle bien simple : si on veut qu’une ressource accomplisse quelque chose, il doit y avoir une tâche créée dans ClickUp avec tout le contexte nécessaire. Cela nous permet de conserver des traces de ce qui a été fait dans le projet. Dans une tâche, on peut discuter en s’identifiant directement, afin d’ajouter du contexte, par exemple : « @Laurence, j’ai passé plus de temps sur cette tâche parce que (…) », ou encore « @Laurence, j’aurais besoin que tu demandes x et y au client pour être en mesure d’accomplir cette tâche ». Lorsque l’on s’identifie de cette façon dans une tâche, une notification est envoyée à la personne concernée, ce qui permet de réagir rapidement.
Nous utilisons également ClickUp pour partager de l’information avec nos clients. Lorsqu’un projet démarre, nous créons ce que nous avons baptisé l’espace client. Il s’agit d’un petit environnement « public », partageable via un lien, dans lequel nous insérons toutes les informations, les documents et les liens essentiels tout au long du projet.
Favorisez la transparence
La transparence est l’un des aspects les plus importants dans la manière dont nous gérons nos projets chez TREIZE. À l’interne pour favoriser la transparence, des mises à jour sur le projet sont effectués à chaque vendredi par la/le gestionnaire de projet. On indique ce qui est en cours, les prochaines étapes et si nous avons des bloquants ou des enjeux sur le projet concerné. Cela fait en sorte que tout le monde a accès au même niveau d’information. Nous avons également un canal publique sur Slack pour chaque projet qui est alimenté quotidiennement par les membres de l’équipe. De cette manière, même si l’étape à laquelle nous sommes rendu ne concerne pas tous les membres de l’équipe directement, on reste toujours informé de l’avancement.
Avec nos clients, c’est lors du point hebdomadaire mentionné un peu plus haut que nous discutons de ces éléments. Il est important pour nous de conserver un niveau de transparence élevé avec nos clients afin de favoriser les échanges et de les responsabiliser le plus possible avec les éléments qu’ils doivent nous fournir.
Pour conclure, gardez en tête que la communication est la clé de la réussite d’un projet, autant avec vos équipes internes qu’avec vos clients et qu’il vaut la peine de s’équiper des bons outils pour faciliter la communication tout au long d’un projet.
