Non, RACI n’est pas l’acronyme de Rire Avec ses Collègues c’est Indispensable… malheureusement.
RACI signifie plutôt Responsible (Responsable), Accountable (Approbateur), Consulted (Consulté), Informed (Informé). C’est une matrice qui sert principalement à bien définir le rôle de chaque personne dans des tâches précises ou même dans des phases complètes de projet.
Concrètement,
Responsable est la personne qui est 100% chargée de réaliser le travail ou la tâche en bonne et due forme.
Approbateur est généralement l’agent du contrôle qualité afin de veiller à ce que tous les détails de la demande sont bien traités. Chez nous, celui ou celle qui endosse souvent le rôle de responsable se transforme souvent en approbateur.
Consulté est la personne qui doit être consultée dans le processus. C’est aussi avec cette personne qu’on va brainstormer ou bouncer des idées afin de trouver la meilleure solution pour arriver à nos fins.
Informé est la personne qui n’est pas impliquée concrètement dans la tâche, mais doit tout de même être au courant de l’évolution, des potentiels enjeux reliés à celle-ci et, éventuellement, de sa complétion. Contrairement à de plus grandes organisations,chez nous, la personne informée est souvent celle qui a demandé la tâche.
Chez TREIZE, nous exploitons ce modèle sur deux niveaux : à l’interne et à l’externe.
Commençons par vous expliquer comment on utilise la matrice RACI au sein de l’agence.
La matrice RACI dans une agence web
Bien sûr, pour qu’une tâche soit accomplie de manière efficace et claire, il est primordial de bien définir le rôle de chacun. Dans un projet de site web comme dans les tâches du quotidien, il est obligatoire de remplir les champs RACI avant de soumettre la tâche au responsable.
En 4 petits clics, on peut déterminer qui doit porter le chapeau, qui doit donner le pouce en l’air, qui doit être notre coach et qui doit simplement être au courant.
Depuis l’implantation de ce modèle à l’interne, nous avons vu une grande amélioration quant à la responsabilité des membres de notre équipe. En effet, de déterminer clairement qui fait quoi au début de chaque tâche permet de prévenir le travail fait en double et que les responsabilités de chacun des membres de l’équipe soient claires. Les fameuses zones grises deviennent également de plus en plus minces et ça nous a permis d’améliorer notre efficacité dans la communication et gestion des tâches.
La matrice RACI en collaboration avec un client
Lorsqu’on collabore avec des clients, il est tout aussi primordial d’établir les rôles et responsabilités de chacun (surtout quand plusieurs personnes sont impliquées dans un même projet).
Chez TREIZE, nous abordons ce sujet dès le jour 1. En effet, lors de notre rencontre kick off avec un client, nous prenons toujours le temps de remplir le tableau présenté ci-dessous.
PSST. Si vous n’avez pas déjà un outil semblable chez vous, be our guest et téléchargez cet exemple!
Avec les clients, on adopte plutôt une approche macro où les rôles et responsabilités sont partagés par phase de projet. À l’aide de petits post-its virtuel, on identifie qui de TREIZE ou du client sera attitré (et à quel niveau) à chacune des phases du projet.
Les attentes sont donc définies dès la première rencontre, ce qui permet de débuter la collaboration sur des bases solides. C’est aussi à ce moment qu’on se permet d’expliquer plus en détail en quoi consiste chaque phase du projet et d’identifier celles qui demandent le plus d’efforts pour les clients.
Toutes les cartes étant sur table, il est maintenant le temps de travailler!
En somme, la matrice RACI est un outil de gestion incontournable pour notre équipe. Depuis son implantation, nous n’avons que du positif à dire.
Et vous, on est curieux de savoir si vous utilisez cette matrice ou quelle est votre méthode de gestion pour bien identifier le rôle de chacun dans leur quotidien?
