Plusieurs outils peuvent nous aider quand vient le temps de gérer des équipes et des projets numériques. On peut toujours y aller «old school» avec un tableau blanc, quelques post-its et un agenda papier, mais rapidement, l’entreprise grossit, ça va de plus en plus vite et on est obligé de se faire aider par les outils de gestion en ligne. Chez TREIZE, on travaille avec Active Collab. C’est non seulement un outil indispensable à la gestion de nos projets et à la coordination de notre équipe, mais aussi, depuis quelques jours, à notre apprentissage.

Eh oui, cette semaine, on a découvert l’un de leurs petits bijoux : le guide Managing Digital Projects.

Une trouvaille! Je vous le dis, je ne serais pas étonnée que ce guide devienne une bible indispensable à la gestion de projet dans les prochaines années.

Qu’est-ce que tu apprends avec ce guide?

Tu te poses des questions comme:

  • Comment est-ce que je peux gérer l’ensemble de mes clients?
  • Quelles sont les étapes à suivre pour faire une estimation de projet?
  • Quelles sont les règles d’or d’une bonne réunion client?
  • Pourquoi travaille-t-on souvent en méthode agile sur les projets numériques?
  • Quelles sont les 3 choses les plus importantes à savoir en tant que gestionnaire de projet?
  • Qu’est-ce qui sépare une grande équipe d’une équipe ordinaire?

Ce guide répond à toutes ces questions, mais en plus, il donne des exemples et partage des informations pratiques qui sont facilement transposables dans vos entreprises. Il démystifie les tabous, donne des astuces et 12 chapitres plus tard, fait de toi un champion en gestion de projet!

Partie 1: la communication avec le client et les différentes façons de lancer des projets.

La première partie aborde plus précisément la sélection des clients, comment les gérer à l’interne et comment s’y prendre pour donnes de bonnes estimations quand le projet est au stade 0. Un chapitre survole aussi tout ce qui est question de budget et des lois quand on lance notre entreprise.

Partie 2: la gestion de projet

La deuxième section concerne davantage le fonctionnement au sein de l’entreprise. Dans quelle situation travailler en méthode Agile, le rôle d’un gestionnaire de projet, la planification de projets, la gestion de problèmes et les suivis du progrès.

Comment faire pour que l’équipe soit la plus productive possible? Qu’est-ce que les créatifs apprécient, qu’est-ce qu’ils détestent?  Le guide te questionne, te fait réfléchir et te donne ensuite des réponses approfondies.

Par exemple, pourquoi les développeurs et les designers détestent-ils les réunions? Eh bien parce qu’en tant que créatif, ils entrent dans leur bulle lorsqu’ils travaillent sur un projet. Ils aiment donc avoir de gros blocs de travail en continu. Ils n’ont pas le luxe de diviser leur travail en mini laps de temps de 1h, quand il leur faut une demi-journée pour terminer quelque chose.

Gestion du temps gestionnaire vs creatifs

Sachant ça, il y a donc plusieurs changements qui peuvent être intégrés à l’organisation de l’entreprise pour rendre les employés plus heureux :

  • Offrir des heures de travail flexibles. Il doit partir une heure plus tôt lundi, pourquoi pas? Si notre programmeur a une obligation, il n’aura qu’à compenser un autre jour cette semaine.
  • Planifiez des réunions au tout début de la journée. De cette façon, les gens n’ont pas à changer de vitesse au milieu du travail et peuvent travailler sans garder un œil sur l’horloge pour se rendre à la réunion.
  • Limiter le travail à 40h/semaine et non 8 heures/jour. Le temps est beaucoup mieux réparti de cette manière. S’il reste une heure avant la fin de la journée, à la place d’attendre, il peut quitter le bureau et utiliser cette heure-là à plein escient le lendemain par exemple.

Souvent, c’est des petits détails, mais qui, au quotidien, font toute la différence côté productivité. 

Partie 3: la collaboration et le progrès

La collaboration. C’est un élément essentiel à toutes les entreprises, et même un avantage concurrentiel très important.

Qu’est-ce qui fait une bonne équipe? Comment suivre le temps, émettre des factures, et contrôler le budget dans les temps? C’est toutes des questions auxquelles vous trouverez réponse dans la partie 3. 

Moi, je me suis toujours demandé pourquoi on s’écrit tant de courriel? Alors que se parler en face ou au téléphone règle tellement plus de problèmes. Avec Managing Digital Projects j’ai pu répondre à ma question et comprendre qu’elle est la meilleure stratégie quant à la communication avec les parties prenantes. À force de toujours échanger par courrier électronique, les délais des réponses sont souvent très longs et les décisions ont le temps d’être polarisées. Le client fait aussi moins de compromis. Les appels téléphoniques, quant à eux, demandent un «investissement humain» plus important et une disponibilité commune. Alors que la rencontre en face à face est super importante en lancement et en fin de projet, car elle permet de faire connaissance et de finaliser beaucoup plus rapidement les projets. On parle de tous les points un par un et pouf paf, c’est réglé.

Partie 4: Pourquoi les organisations ne grandissent-elles pas?

Finalement, le dernier chapitre donne des conseils sur «quoi faire» aujourd’hui, pour que ton entreprise soit toujours dans la course dans 10 ans.

J’ai surtout retenu rapidement que le travail d’une gestionnaire de projet ne se mesure pas par la quantité de temps passé sur un projet, mais par la quantité de travail que l’équipe a été capable d’accomplir.

C’est l’équipe qui est sous les projecteurs, la gestion de projet ça se passe en arrière de la réussite, c’est une question de travailler à rendre les autres plus productifs. Cette section a vraiment modifié mon image de «boss» et de personne contrôlante qu’on se fait habituellement des gestionnaires. Un bon gestionnaire, s’est plutôt un chef d’orchestre qui lead en équipe, une boule d’énergie positive qui règle les problèmes avant qu’ils surviennent et qui travaille à rendre la vie de ses collègues plus simple.

Au final,  le seul conseil que je vous donne, et ce, que votre entreprise soit spécialisée en web ou pas, lisez cette bible. C’est, sans aucun doute, un outil de référence pour l’ensemble des entreprises qui font partie de près ou de loin au monde digital.

Écrit par Sarah Leblond